ركزت في المدونة الأولى: خمس خطوات لتبدأ بيئة فعالة للعمل عن بعد على أهم المكونات الأساسية لتمكين الفرق الناشئة والمستجدة من العمل عن بعد بفعالية ولكن مع توسع أعمال الفريق وتعقد مهامه فسيكون هناك حاجة لاستخدام أدوات أكثر تقدما وذات مردود عالي الكفاءة أيضا!

تكون اهتمامي وخبرتي بالعمل عن بعد من عملي على إدارة وتوجيه مشاريع عن بعد على مدى عشر سنوات، بداية من مشاريع هواة انترنتية إلى مشاريع جامعية وبمشروعي دفعات ومشاريع جانية آخرى، تعلمت خلال هذه السنوات العديد من الدروس الصعبة عن التواصل عن بعد في حين أنها مكنتني من تطوير الأساليب والسياسات التي تدعم إدارة هذه المشاريع بشكل أكثر كفاءة؛ في هذه المدونة سنناقش الأدوات المتقدمة للفرق الأكبر:

٦) تأسيس مركز توثيق (wiki)

يحتاج الفريق لمكان مركزي لتوضيح الاستراتجيات والخطط وتوثيق القرارات والإنجاز في مشروع ما، مركز التوثيق مناسب أيضا لعرض السياسات والمعلومات المطلوبة بشكل متكرر. مع الوقت يجب أن تتحول هذه الأداة “لمقر العمل الافتراضي”، كل أداة آخرى ترتبط بغيرها من خلال مركز التوثيق تنظيما وليس تقنيا، هذه بعض الاستخدامات الفعالة لمركز التوثيق:

سياسة عمل #٦: تبدأ نواة العمل عن بعد من مدير المهام البسيط ثم تنتقل إلى مقرها في مركز التوثيق

صفحات أعضاء الفريق

صفحات تعريفة عن كل عضو بالفريق تتضمن الجانب المهني والشخصي، ومكان لنشر الأخبار والإنجازات الشخصية التي يرغب الشخص مشاركة باقي الفريق بها، يساعد وجود هذه المعلومات أعضاء الفريق على التواصل اجتماعياً داخل وخارج العمل كما يسهل على الأعضاء الجدد الاندماج مع باقي الفريق.

جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات

توفير جدول الأعمال (Agenda) لباقي أعضاء الفريق يساعدهم على الاستعداد للاجتماع أو طلب عدم الحضور في حين لم يكن معني به، كما يساهم توثيق محاضر الاجتماعات (Meeting Minutes) في مكان مركزي على إتاحة النقاشات والقرارات لجميع المعنيين بالأمر دون الحاجة لإرسالها بشكل فردي. فكر بها: كم ساعة سيختصر فريقك عندما تنتفي الحاجة للبحث عن محاضر الاجتماع المرسلة بالبريد الالكتروني بشكل يومي؟

سياسة عمل #٧: وثق محاضر الاجتماعات فور انتهاء الاجتماع في مركز التوثيق

خطط المشاريع وتقارير الإنجاز الدورية

يساهم نشر أهداف وأغراض ونطاق (Scope) ومراحل وتواريخ المشروع ومن ثم إضافة تقارير الإنجاز الدورية على إبقاء أعضاء الفريق على دراية بحالة المشروع، كم اجتماع وايميل ورسالة محادثة ستنتفي الحاجة لها مع وجود هذه الصفحة؟ كم تسترفع نسبة كفاءة الفريق بوجودها؟

حاضنة الأفكار  

اجتماعات العصف الذهني محدودة بوقت ومكان ولكن أفضل الأفكار لا تأتي حينما تُطلب بل تختار هي وقتها للظهور، لذا فوجود حاضنة للأفكار يقلب اجتماعات العصف الذهني رأساً على عقب، فالاجتماع يكون لمراجعة آخر المدخلات في حاضنة الأفكار وكيف يمكن أن تطور وتحسن ومن ثم تحول لمفاهيم متكاملة لمعالجة نقاط ألم (Pain Points) قائمة أو تسهيل القيام بمهام محددة أو استهداف شريحة عملاء جديدة.

سياسة عمل #٨: أكتب أبرز نقاط الألم أو التحديات التي يسعى الفريق لحلها في مكان بارز في مركز التوثيق وقم بمراجعتها دورياً

نشر السياسات وإجراءات العمل والإجابة عن الأسئلة الشائعة

تطوير تقديم الخدمات إلى سياسة وإجراءات أحد أبرز المؤشرات على نضوج الفرق الناشئة وبداية انتقالها للعمل المؤسسي، تسجيل تفاصيل السياسيات يتيحها لجميع أعضاء الفريق الحاليين والقادمين لاحقا تقديم مقترحات التطوير والتحسين!

كما أن توفير إجابات عن استفسارات متكررة يحفظ وقت كلاً من السائل والمجيب ويرفع كفاءة الفريق ككل.

سياسة عمل #٩: افتح المجال لأعضاء الفريق لتقديم مقترحاتهم لتطوير إجراءات العمل وقم بمراجعتها بشكل دوري

منتدى الأخبار الداخلية و نقاشات الأخبار اليومية ونقل الأخبار الشخصية 

لا يوجد بديل مكافئ للقاءات المباشرة ولكن هذه المنتديات تخفف من آثار البعد المكاني وتساعد أعضاء الفريق على التعرف على بعضهم بشكل شخصي وتكوين مجتمع أكثر ترابطاً في الشركة وخارجها.

سياسة عمل #١٠:  الحذف الدوري للرسائل الشخصية يعطيها صفة غير رسمية تشجع  الأعضاء على التفاعل

لدي تجربة طويلة مع خدمتي كونفلوانس و نوشن، النسخة المدفوعة من  ايفرنوت تقدم منتج جيد للفرق، للاسف لا يوجد دعم كامل للعربية بأي منهم.

٧) مدير مهام متقدم

بدأنا في المدونة الأولى لهذا الدليل الإرشادي بتأسيس مدير مهام بسيط، ولكن عندما يتوسع الفريق الناشيء ويبدأ تقسيم العمل بين فرق داخلية وتتحول تنفيذ المهام إلى إجراءات عمل محددة فحينها يحتاج الفريق للانتقال لمدير مهام متقدم قادر على مواكبة حجم وتنوع المشاريع، وهذه بعض أهم المميزات التي سيقدمها لفريق مدير المهام المتقدم:

 

قوالب إجراءات العمل للمهام المتكررة

كما ذكرت، تحول تنفيذ المهام إلى إجراءات عمل محددة دليل نضوج الفريق الناشئ لذا يحتاج فريقك إلى أداة تساعده على تصميم قوالب تتطابق مع إجراءات العمل المقررة، فعلى سبيل المثال، بعد اقرار إجراءات عمل إركاب عميل جديد (Onboarding) تستطيع تحويل هذه الإجراءات إلى مراحل وداخل كل مرحلة مهام محددة تعين للأشخاص المسؤولين بضعة زر واحدة بعد توقيع العقد الجديد، تساعد هذه القوالب فريقك على تقديم ذات مستوى الخدمة لكل عميل جديد ترحب به لقائمة عملائك

سياسة عمل #١١: قم بمراجعة تطابق قوالب إجراءات العمل مع أحدث إجراءات العمل بشكل دوري

متابعة الاعتمادية بين المهام والفرق

تقدم أدوات إدارة المشاريع المتقدمة ميزة متابعة العلاقات بين المهام المختلفة وبالتالي القدرة على رسم تصور مباشر على الأثر الناتج عن أي تأخير في مهمة ما في المشروع، فالتأخر في تسجيل حلقة البودكاست سيؤخر فريق المونتاج من القيام بعمله، الوصول السريع لجدول  الاعتمادية تمكن مدير المشروع من التركيز على المهام المؤثرة على التسليم.

الأتمتة (Automation)

تفتح الأدوات المتقدمة لفريقك آفاق جديدة لم تكن ممكنة من قبل وذلك بأتمتة تنفيذ مهام متكررة كإرسال معلومات أساسية لعميل محتمل  جديد دون أي تدخل بشري أو ضبط مستوى الخدمة من خلال إخطار الأشخاص المعنين في الحالات التي قد تؤثر على الخدمة المقدمة مثل التأخر بتسليم مهمة ضرورية، كيف يستطيع فريقك رفع إنتاجيته بالأتمتة؟

سياسة عمل #١٢: لا تتوقف عن البحث عن فرص لأتمتة مهام فريقك

أسانا و ماندي دوت كوم و ريدبوث و رايك  جميعها خيارات ممتازة ولكل منها نقاط قوة ومميزات متخصصة، يحتاج فريقك لتجربة أكثر من خيار حتى تصل لمدير المهام الأنسب لأسلوبه في العمل.

 

خاتمة: مستقبل العمل عن بعد

لا يستبدل العمل عن بعد العمل المكتبي بل يقدم طريقه وأسلوب مختلف من العمل، لذا فالنظر إلى نواقص العمل عن بعد من هذا المنظور تحرم الفرق من الاستفادة من مميزات فصل العمل عن المكان، مثل المرونة في وقت العمل و فرص التغلب على مشتتات المكتب وتوسيع مساحة البحث عن موظفين يملكون المهارات المطلوبة، يمر العالم في فترة مكافحة مرض معدي لذا فالمطلوب من الجميع إبقاء مسافات آمنه عن كل من هم حولهم، ولكن بعد تجاوز هذه الأزمة وعودة الحياة إلى طبيعتها قد تفضل بعض الفرق الاستمرار بالعمل عن بعد ولهذه الفرق هذه نصيحة ختامية:

سياسة عمل #١٣: يمكن الاستفادة من مميزات العمل عن بعد وتجنب أسوء عيوبها من خلال ترتيب أيام عمل مكتبية جماعية سواء بشكل أسبوعي أو شهري أو نصف سنوي… حسب الإمكانية والبعد المكاني بين أعضاء الفريق.

هل لديك تعليق أو إضافة على هذه المدونة أو أي مايتعلق بالعمل عن بعد؟ يسعدني أن أسمع منك @k_alharbi

دحرجة عظيمة!