قد تكون مدير فريق ناشىء جديد أو فريق آخذ بالتوسع وبدأ يعمل أعضاءه من أكثر من مكان واحد أو ربما فريق قائم يفكر بتبني تقنيات حديثة في أعماله… تختلف الأسباب التي تجعل فريقك يهتم بتقنيات وسياسات العمل عن بعد، وهدفي أن تكون هذه المدونة مدخل أساسي لتبني العمل عن بعد في فريقك.
تكون اهتمامي وخبرتي بالعمل عن بعد من عملي على إدارة وتوجيه مشاريع عن بعد على مدى عشر سنوات، بداية من مشاريع هواة انترنتية إلى مشاريع جامعية وبمشروعي دفعات ومشاريع جانية آخرى، تعلمت خلال هذه السنوات العديد من الدروس الصعبة عن التواصل عن بعد في حين أنها مكنتني من تطوير الأساليب والسياسات التي تدعم إدارة هذه المشاريع بشكل اكثر كفاءة؛ والتي سأشرحها بشكل مختصر في هذه المدونة:
بناء بيئة فعالة للعمل عن بعد
بيئة العمل الفعالة يمكن تفصيلها إلى مكونات أساسية، تدرج في تطبيقها مكون بعد الآخر وبنفس الترتيب، بيئة العمل الفعالة بحاجة إلى بناء عادات بين أعضاء الفريق لا يمكن تبنيها بين يوم وآخر، هذه العادات ستتحول مع الوقت إلى سياسات عمل أساسية، فل نلقي نظرة على مكونات البيئة الفعالة للعمل عن بعد:
١) مدير مهام بسيط (Project Management tool)
مدير المهام يجب أن يكون نواة الفريق ومحور العمل، يحتوى على جميع تفاصيل المشروع وتحديثاته ومستوى الانجاز.. وأن يكون متاحاً لكافة أعضاء الفريق، يزداد أهمية مدير المهام – والعائد الناتج منه – مع كل عضو إضافي بالفريق، أبدا مع مدير مهام بسيط مثل ترلو و بيسكامب
سياسة عمل #١: لا بريد الكتروني للاستخدام الداخلي للفريق
الاستخدام الفعال لمدير المهام يمحو أي حاجة للبريد الالكتروني بين أعضاء الفريق، لا يمكن استخدام كلتا الأداتين بذات الوقت والحصول على أي نتيجة إيجابية من أي منهما؛ المعلومات ستظل متشتتة و ضائعة في البريد الالكتروني، في حين أن مدير المهام لا يحتوي على آخر التحديثات أو الانجازات وبالتالي لا يمكن الوثوق بمصداقية المكتوب بشكل كامل!
لذا جاءت هذه السياسة: عندما تبدأ باستخدام مدير مهام لفريقك؛ فعليك أيضا فرض التوقف التمام عن أي مراسلات داخلية بالبريد الالكتروني.
سياسة عمل #٢: الجميع يشارك في مدير المهام بلا استشناء!
يجب أن يتحول مدير المهام لنواة الفريق وبالتالي يجب أن يتواجد جميع أعضاء الفريق به، سواء المتواجدون بالمكتب أو العاملون عن بعد، سواء المدراء أو الموظفون، على الجميع التواجد في مدير المهام وعلى الجميع تسجيل التحديثات على مهماتهم.
٢) مساحة تخزين مشتركة
مساحة تخزين مشتركة للفريق هي ثاني مكون لبيئة فعال للعمل عن بعد: لا يمكن تقبل أو تحمل الوقت المهدر للبحث عن ملف في البريد الالكتروني أو الانتظار الحصول على أحدث نسخة من ملف ما أو المخاطرة بحفظ ملفات العمل بالأجهزة الشخصية لأعضاء الفريق.
مساحة التخزين الفعالة هي مساحة مرتبة بهيكلة واضحة ومتوافقة مع طريقة عمل الفريق (بالأقسام، بالمشاريع، بين هذا أو ذلك)، ليستطيع كافة أعضاء الفريق معرفة طريقهم حول الملفات بأقل جهد وأدنى حاجة للإرشادات (المكتوبة أو المسموعة).
بعد تأسيس مساحة التخزين يأتي دور الربط مع مدير المهام، جميع خدمات مدراء المهام تقدم ميزة الارتباط التقني المباشر مع خدمات مساحة التخزين، وبالتالي بالإمكان توفر على الفريق تسجيل ومناقشة أي انجاز لأي ملف مع الإبقاء على الملف في مكان تخزينه الأساسي، قل وداعاً: وين الملف؟.. أو أكيد هذه النسخة الصح من الملف؟
جوجل درايف، دروب بوكس، بوكس، ون كلاود خدمات متاحة لفريقك.
سياسة عمل #٣: المكان الوحيد المسموح لأعضاء الفريق تخزين ملفات المشروع هو المجلد الصحيح في المساحة المشتركة للفريق. لا استثناء.
٣) اتصال صوتي ومرئي
الحاجة لأداة اتصال مرئي (وهي الأفضل) أو صوتي ذات أداء مضمون هو أمر ثانوي للفريق في حال كان جميع أعضاء الفريق في مكان واحد ووقت واحد، أما في حالة الفرق التي تعمل متباعدة، فهذه الأداة تتحول إلى إداة تواصل رئيسية.. ولكن يجب التنبيه:
سياسة عمل#٤: تعامل مع الاجتماعات المختلطة بحذر!
الاجتماع المختلط أي أن جزء من الفريق في غرفة الاجتماع والبقية متواجدين عبر اتصال فيديو، في حين كان الاجتماع أكثر من كونه اجتماع عابر فعلى مدير الاجتماع وزن خيار تحويل الاجتماع إلى اجتماع افتراضي بالكامل؛ فالاجتماعات المختلطة تقدم معلومات وفرص مختلفة للحضور.
هناك العديد من مقدمي هذه الخدمة ومن ضمنهم: جوجل ديو ، بلو جينز ، زوم
٤) أداة محادثات آنية (chatting):
الهدف الأهم لهذه الأداة هو إنهاء التعامل الداخلي للايميل بشكل نهائي، والأغراض الصحيحة لتطبيق المحادثة هي:
- التنسيق على العمل الجاري في مهمة محددة بين جزء أو كل الفريق
- التساؤلات السريعة الطارئة (الفصل بين استخدام وسائل التواصل الشخصي والمهني)
- السلام والوداع بداية ونهاية دوام العمل
- المحادثات الجانبية خارج نطاق العمل (اخبار، هوايات… ) لبناء علاقات شخصية بين أعضاء الفريق خصوصا عندما يعمل عن بعد بشكل كامل أو مختلط.
أمثلة على مقدمي خدمات المحادثة للفرق: سلاك، مايكروسوفت تيمز، هانق اوت تشات
سياسة عمل #٥: لا قرارات أو استفسارات عامة أو عرض للأفكار أو عصف ذهني يجب أن يكون من خلال المحادثات، كل هذا يجب أن يتم من خلال مدير المهام.
والحقيقة أن تطبيق هذه السياسة أصعب مما يبدو ولكن النتائج ستعود سريعا على الفريق وعلى انتاجيته.
٥) أدوات العمل التشاركي (Collaboration Apps/tools)
عندما يعمل الفريق على ملف نصي محفوظ في مساحة مشتركة تكون آلية العمل كالتالي: عدل وأحفظ ثم تزامن ليتمكن الآخرين من رؤيتها، ولكن أدوات العمل التشاركي مثل جوجل دوكس تختصر هذا كله في تحديث حي لكافة المتواجدين في الملف.
وهذا تطور تطبيقي طبيعي لمساحات التخزين المشتركة، توفر المزيد من هذه التطبيقات هو ماسيقنع أي متردد عن فوائد الانتقال للسحابة، مهما كان نوع المهام التي يحتاج فريقك العمل عليها (تحرير ملفات صوت أو برمجة أو غيرها) تأكد من الحصول على تطبيق يسمح بالعمل التشاركي.. نقلة نوعية بالعمل لفريقك.
خاتمة
هذه الأدوات الخمسة تتكامل في مابينها لتكون أساس بيئة فعالة للعمل عن بعد، مع توسع الفريق ونضوج أعماله سيتطلب أدوات وسياسات تواكب ذلك، فلكل مرحلة متطلبات و احتياجات مختلفة وهذه مواضيع أنوي أن أعود لها بمدونات بالمستقبل.
تشعر أن فريقك جاهز للانتقال لمرحلة آخرى؟ أطلع على المدونة الثانية: كيف تحول العمل عن بعد لبيئة عمل احترافية؟
تذكر، كمدير لفريقك الناشيء والمسؤول عن توفير أدوات التواصل السليمة، وجود أداة التواصل ليس له قيمة إذا لم تُستخدم بشكل صحيح ومنضبط.
هل لديك تعليق أو إضافة على هذه المدونة أو أي مايتعلق بالعمل عن بعد؟ يسعدني أن أسمع منك @k_alharbi
دحرجة عظيمة!
مدونة دحرجة 
رأيان على “خمس خطوات لتبدأ بيئة فعالة للعمل عن بعد لفريقك”